افزايش تغييرات محيطي (محيط اقتصادي، اجتماعي و عملي) در برخورد با محيط كاري، نيازهاي مخاطبان برنامه‌ها و ارباب رجوع و تغيير در انتظارهاي كاركنان، سبب پيدايش نظريه يا مدل تازه‌اي از سازمان شده است كه به (سازمان‌هاي يادگيرنده) معروف است. سازمان‌هاي يادگيرنده، سازمان‌هايي هستند كه مي‌توانند نيازهاي محيطي را تشخيص داده و ابزاري لازم را براي هماهنگي خود با آن فراهم سازند.

مشخصات سازمان‌هاي يادگيرنده:

اگر چه در مورد سازمان‌هاي يادگيرنده، بين صاحبنظران اختلاف وجود دارد؛ اما در سال‌هاي اخير دو تن از صاحبنظران با رويكرد عمل‌گرايي به جاي ذهنيت‌گرايي با استفاده از روش‌ مصاحبه با مديران و بررسي عيني چهار سازمان، پنج ويژگي‌ عمده را براي اين سازمان تشخيص داده‌اند كه عبارتند از:

1-    وجود رهبران با بينش:

رهبران با بينش: رهبران راهبردي و تحول‌آفرين نيز ناميد مي‌شوند و مي‌شوند و مي‌توانند مسيرهاي ضروري نوين را براي سازمان‌هاي نو ترسيم كنند. مهم‌ترين ويژگي اين رهبران، توانايي آن‌ها براي كسب بينش و به وجود آوردن آن در ميان كاركنان است كه منجر به ايجاد بينش مشترك سازماني مي‌شود. هيچ سازمان يادگيرنده‌اي بدون رهبر يادگيرنده، ايجاد نخواهد شد.

2-    وجود برنامه و نظام سنجش:

اگر نتوان چيزي را سنجيد؛ نمي‌توان آن را مديريت كرد؛ اين يكي از اصول مهم يادگيري است برنامه‌ريزي و طراحي نظام سنجش و ارزيابي اثربخش، بينش بر پايه واقعيت را تداوم بخشيده و از تبديل آن به امري غيرقابل دست‌يابي جلوگيري مي‌كند.

3-    اطلاعات:

بي‌اطلاعي و ناآگاهي سبب افزايش آسيب‌پذيري سازمان در برابر تهديدهاي خارجي و از دست رفتن فرصت‌هاي محيطي مي‌شود. هر چه كسب اطلاعات بيروني و دروني در سازمان بهتر انجام گيرد؛ عدم اطمينان محيطي كاهش بيشتر مي‌يابد.

4-    ابتكار و نوآوري:

در اين گونه سازمان‌هاي فرض بر اين است كه همه اعضاي سازمان، سرشار از خلاقيت و نوآوري بوده و براي ايجاد، پرورش و توسعه روش‌هاي نوين انجام كار و خطرپذيري تشويق مي‌شوند. سازمان‌ يادگيرنده به هيچ عنوان با مشكل‌ها خونگرفته و همواره در پي حل معضلات و مشكلات است.

5-    اقدام:

ويژگي چهارگانه يادشده بدون عمل و اقدام، به يك بازي ذهني تبديل شده و همه يادگيري‌ها و خلاقيت در صورتي كه به مرحله عمل نرسند، ارزش‌ خود را از دست مي‌دهند.

هدف نهايي يادگيري (به كارگيري آموخته‌ها در عمل) به منظور افزايش مزيت قابتي، كارآيي و اثربخشي سازمان است و سازمان‌هاي يادگيرنده به شدت نيازمند اقدام هستند.

به عبارتي اين گونه سازمان‌ها اهل عملند نه اهل حرف بنابراين، سازمان يادگيرنده را مي‌توان در فرمول زير خلاصه كرد:

«سازمان يادگيرنده= رهبر با بينش (برنامه‌ريزي)+ اطلاعات+ ابتكار+ اقدام»

مقايسه نظام اداري سنتي و يادگيرنده برابر فرمول از... به ...:

دو نظام سنتي و يادگيرنده را مي‌توان از پنج بعد با هم مقايسه كرد. تفاوت‌هاي دو سازمان از اين پنج بعد در جدول زير مشخص شده است:

نقش نظام‌هاي اطلاعاتي در تصميم‌گيري مؤثر:

در سازمان‌هاي امروزي ديگر وفاداري چنداني به سلسله مراتب وجود ندارد و اصالت بر ترتيب، توزيع و چگونگي انتشار اطلاعات قرار مي‌گيرد. از سوي ديگر (فوران اطلاعات) نوعي موقتي بودن و ناپايداري را بر خط مشي‌ها، تصميم‌ها و حتي سازمان‌ها تحميل مي‌كنند. اين وضعيت بيگانگي، افراد حرفه‌اي را به همراه خواهد داشت، به اين معني كه افرادي در كنار هم قرار مي‌گيرند و سپس بدون هيچگونه تعلقي تغيير مكان مي‌دهند.

بدين ترتيب جامعه شاهد پديدار شدن نوع خاص از روابط‌ اجتماعي و سازماني خواهد بود كه تعهد سازماني و وفاي به تصميم‌سازي در ميان آنان مفهوم چنداني ندارد و انسان‌ها به طور عمده به موفقيت‌ها و دستاوردهاي كاري و خودشكوفايي پايبند هستند.

خلاصه كلام آنكه: اينك تنها حلقه اتصال و هماهنگ‌كننده انسان‌ها و افكار آنان (چرخه اطلاعات) است كه افراد را همكار يكديگر مي‌سازد و حتي در سازمان‌هاي بزرگ دولتي شاهد وجود (مديران همكار) و (مجريان همكار) كه معمولاً (هم اطلاعات) و (هم قطار) هستند؛ مي‌باشيم.

در چنين حالتي، نمونه جديد ارتباطات افقي شكل مي‌گيرد. در اين جامعه پويا و غيرثابت به همه افراد و به ويژه خط مشي گذران فشار فراواني وارد مي‌شود كه (بضاعت فكري) و ذخيره ذهني خود را همواره نو كنند و آن‌ها را با آخرين دستاوردهاي دانش در جامعه هماهنگ سازند.

اشاره به اين نكته هم ضروري است كه موج فزاينده دانش بشري، انسان‌هاي خط مشي گذرا را وادار مي‌سازد كه در زمينه‌هاي تخصصي محدودتري به كسب دانش و جمع‌آوري اطلاعات بپردازند و در بمباران و گردباد پرشتاب اطلاعات، تصويرهاي سنتي و قديمي را رها كرده و احساس جديد و عميق (بي‌ثباتي و پويايي) در همه چيز را پذيرا شوند.

اين تغيير و ناآرامي در دنياي پويا و پرتحرك امروز، مسابقه فكري و اطلاعاتي نويني را سازمان مي‌دهد كه توفيق سياست‌سازان تا اندازه زيادي در گروه چرخه مناسب اطلاعات، روان بودن و (به موقع بودن آن) قرار دارد. كساني كه اين وضعيت جديد را فهم نكنند، از نظر برنامه‌ريزي، تصميم‌سازي و اجراي سياست‌ها دچار بحران‌هاي فزاينده‌اي خواهند شد.

سازمان سالم و سازمان ناسالم:

يك فرد سالم كه در خانواده سالم و بالنده‌اي زندگي كرده است در صورتي قادر به ارائه نقش رهبري و مديريت يا ارائه يك شخصيت موفق و لايق و كارآمد در سازمان خواهد بود كه سازمان محل كار او نيز سالم باشد در غير اين صورت شانس موفقيت او در كار بسيار ناچيز خواهد بود و به منظور آشنايي بيشتر ويژگي‌هاي سازمان سالم و سازمان ناسالم مطرح مي‌گردد.

باشد تا همگي ما از مديران، سرپرستان، كارشناسان و كارمندان سازمان در ايجاد يك سازمان سالم و با نشاط و زنده بكوشيم و سازمان خود را همواره سالم نگاه داريم.

ويژگي‌هاي اساسي سازمان سالم:

1-    هدف‌هاي سازمان براي اكثريت كاركنان روشن است و كليه فعاليت‌ها در جهت حصول اهداف انجام مي‌گيرد.

2-    كاركنان نسبت به سازمان احساس مسئوليت مي‌كنند و علاقه‌مند به اظهارنظر در مورد مشكلات موجود هستند.

3-    مشكلات در چارچوب امكانات موجود به صورت فعال و واقع‌بينانه برطرف مي‌گردد.

4-    برنامه‌ريزي بر اساس واقعيت‌ها و آينده‌نگري است و قبول مسئوليت توسط مشاركت كليه اعضاء به خوبي مشاهده مي‌شود.

5-    خواسته‌هاي منطقي كاركنان سطوح پايين سازمان مورد توجه و اقدام قرار مي‌گيرد.

6-    تشريك مساعي به صورت آزاد و داوطلبانه انجام مي‌پذيرد.

7-    مسائلي كه در سازمان مورد بررسي و حل و فصل قرار مي‌گيرند شامل نيازهاي شخصي و روابط انساني نيز مي‌شود.

8-    هرگاه بحران سازمان را در خطر قرار دهد كاركنان براي رفع آن با يكديگر متحد شده و خود را موظف به برطرف نمودن آن مي‌دانند.

9-    صداقت در روابط كاملاً مشهود است و كاركنان نسبت به يكديگر احساس احترام و تعلق دارند.

10-                         كاركنان كاملاً داراي تحرك هستند و براساس علاقه خود در فعاليت‌ها مشاركت مي‌نمايند.

11-                         مديريت و رهبري به صورت انعطاف‌پذير در سازمان انجام مي‌شود.

12-                         قبول ريسك به عنوان يكي از شرايط توسعه و تغيير مورد قبول مديريت و كاركنان است.

13-                         عملكرد ضعيف در سازمان به فوريت تشخيص داده مي‌شود و به طور دسته‌جمعي براي آن اقدام مي‌شود.

14-                         ساختار سازماني، خط مشي‌ها و دستورالعمل‌ها طوري تنظيم مي‌شود كه مي‌تواند كاركنان را در انجام وظايف محوله كمك نمايد.

15-                         سازمان به سرعت خود را با وضعيت بيروني تطبيق مي‌دهد.

16-                         بين مسئوليت و اختيار تعادل و توازن منطقي وجود داد.

17-                         در سازمان علاوه بر تعلم، تحرك سازنده وجود دارد و ابداع و ابتكار به مقدار زيادي مشهود است.

18-                         اساس اعتماد و مسئوليت متقابل در بين همكاران زياد است.

و اما ويژگي‌هاي اساسي سازمان ناسالم:

1-    هدف فقط براي تعداد محدودي از كاركنان طراز اول روشن است.

2-    كاركنان در سازمان شاهد مشكلات مختلف هستند اما كاري در جهت اصلاح آن انجام نمي‌دهند.

3-    حل مسايل به علت طرح عوامل غير اصلي و نامربوط بسيار مشكل مي‌شود و داشتن عنوان و مقام در سازمان خيلي مهم است و كاركنان و مديران به صورت رسمي و مؤدبانه يكديگر را تهديد مي‌كنند.

4-    مديران در انجام برنامه‌ريزي احساس تنهايي مي‌كنند.

5-    وقتي كاركنان به تشريك مساعي دعوت مي‌شوند به صورت غيرسازماني رقابت مي‌كنند.

6-    يادگيري بسيار مشكل است.

7-    هرگاه بحراني موقعيت سازمان را در خطر قرار دهد افراد خود را كنار خواهند كشيد.

8-    صداقت در روابط وجود ندارد.

9-    مديريت و كاركنان اصولاً ريست نمي‌پذيرند.

10- ساختار سازماني، خط‌مشي‌ها و دستورالعمل‌ها دست و پاگير هستند.

11- ابتكار يا تغيير براي همكاران با بيرون وجود ندارد.

12- وجود بروكراسي و كاغذ بازي باعث دوباره كاري‌هاي غيرضروري مي‌شود و كار سازمان به كندي انجام مي‌پذيرد.

13-  مديريت شديداً امور جزيي را كنترل مي‌كند و در كاركنان اعتماد متقابل، آزادي و مسئوليت‌پذيري وجود ندارد.

14- كاركنان احساس مي‌كنند در شغل خود محبوس شده‌اند و از كار خود ناراضي بوده و احساس فرسودگي مي‌كنند.

منابع:

-        نشريات پيام تحول اداري

-        جزوات و منابع آموزشي در حوزه ساختار و سيستم‌هاي نوين مديريتي